La simplicité d’utilisation des règles de validation (ou Validation Rules – VR) peut amener chaque consultant à en créer trop. Si la plateforme le permet sans difficulté, leur sur-multiplication peut être un écueil à éviter pour le bien du projet.
Rappel sur les Validation Rules
Les Validation Rules (ou VR) sont une des fonctionnalités phares dans la plateforme Salesforce. Très pratiques, elles participent à la qualité des données en empêchant la saisie utilisateur si certaines règles métiers ne sont pas respectées. Lorsqu’un nouveau client Salesforce découvre la plateforme, il met très peu de temps à comprendre l’utilité de cette fonctionnalité. Et il peut mettre tout son cœur à vouloir implémenter une multitude de VR dans son organisation.
Outre la praticité de cette fonctionnalité, il convient d’être vigilant et de les créer avec mesure. En effet, ces VR sont souvent mises en œuvre dès le début du projet lors de la phase de paramétrage. Puis au fil du projet, certaines d’entre elles peuvent exiger des modifications ou peuvent également faire apparaître des effets de bord.
Quelques risques à la sur-multiplication
La plupart des VR font appel à des formules courtes. Leurs modifications ne posent aucune difficulté en soi. Toutefois, si le nombre de VR est important et que dans leur formule, un champ, que le client décide de supprimer, est référencé, le consultant devra modifier l’ensemble des VR. Ce qui peut prendre du temps et n’apporte pas une grande valeur ajoutée.
Dans le cas où le consultant a factorisé ses VR en quelques-unes seulement, les formules vont être importantes (dans la limite des 3900 caractères). Et précisément, retrouver les éléments de la formule à retirer, modifier en conséquence la formule demandera plus de temps.
Enfin, vous pouvez vous retrouver avec des effets de bord qui alourdiront votre charge projet.
VR et Conversion de piste (lead)
Vous avez par exemple mis 3 VR sur l’objet Compte, 2 sur l’objet Contact et 5 sur l’objet Opportunité, soit 10 au total. Votre client souhaite utiliser la fonctionnalité de Lead Conversion permettant de créer un compte, un contact et sur option une opportunité. Il souhaite également que ces 10 champs soient mappés. Dans ce cas, vous êtes obligés de mettre en place ces 10 VR sur l’objet Lead.
VR et système tiers
Autre exemple. Vous mettez en place une interface avec un système tiers (ERP, application métier). Dans le besoin métier, ce système tiers doit pouvoir créer des comptes, contacts et opportunités. Il sera nécessaire dans ce cas de s’assurer que le système tiers enverra toutes les informations à Salesforce, sans quoi les créations seront bloquées. De fait, il y aura une charge projet supplémentaire pour le client ou pour le prestataire en charge de la maintenance de l’outil tiers.
VR et migration de données
Enfin, dernier exemple. Le chargement initial des données est un point crucial d’adoption par les utilisateurs. Vous aviez bien prévenu votre client que les champs faisant l’objet de VR devaient être impérativement remplis. Mais lorsque vous recevez le ou les fichiers d’import, vous vous apercevez que ce n’est pas le cas. Le signalant à votre client, ce dernier vous explique qu’il n’a pas pu faire mieux et que dans ce cas vous avez son accord pour désactiver les VR avant import puis les réactiver après import. En fonction du nombre de VR mises en place, vous consommer de la charge projet.
Conclusion
Les règles de validation sont un outil formidable pour empêcher les utilisateurs de sauvegarder des données invalides. Mais faire plus n’est pas toujours la même option.
A vous d’être vigilant et de prendre toutes les précautions.
